บทที่2

เอกสารที่เกี่ยวข้อง

ความหมายของคอมพิวเตอร์

          คอมพิวเตอร์มาจากภาษาละตินว่า Computare ซึ่งหมายถึง การนับ หรือ การคำนวณ ดังนั้นถ้ากล่าวอย่างกว้าง ๆ เครื่องคำนวณที่มีส่วนประกอบเป็นเครื่องกลไกหรือเครื่องไฟฟ้า ต่างก็จัดเป็นคอมพิวเตอร์ได้ทั้งสิ้น ลูกคิดที่เคยใช้กันในร้านค้า ไม้บรรทัด คำนวณ (slide rule) ซึ่งถือเป็นเครื่องมือประจำตัววิศวกรในยุคยี่สิบปีก่อน หรือเครื่องคิดเลข ล้วนเป็นคอมพิวเตอร์ได้ทั้งหมด

          ในปัจจุบันความหมายของคอมพิวเตอร์จะระบุเฉพาะเจาะจง หมายถึงเครื่องคำนวณอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถทำงานคำนวณผลและเปรียบเทียบค่าตามชุดคำสั่งด้วยความเร็วสูงอย่างต่อเนื่องและอัตโนมัติ พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 ได้ให้คำจำกัดความของคอมพิวเตอร์ไว้ค่อนข้างกะทัดรัดว่า เครื่องอิเล็กทรอนิกส์แบบอัตโนมัติ ทำหน้าที่เสมือนสมองกล ใช้สำหรับแก้ปัญหาต่าง ๆ ทั้งที่ง่ายและซับซ้อน โดยวิธีทางคณิตศาสตร์

            คอมพิวเตอร์จึงเป็นเครื่องจักรอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้ทำงานแทนมนุษย์ ในด้านการคิด คำนวณและสามารถจำข้อมูล ทั้งตัวเลข และ ตัวอักษรได้เพื่อการเรียกใช้งานในครั้งต่อไป นอกจากนียังสามารถจัดการกับสัญลักษณ์ได้ด้วยความเร็วสูง โดยปฏิบัติตามขั้นตอนของโปรแกรม คอมพิวเตอร์ยังมีความสามารถในด้านต่างๆ อีกมาก อาทิเช่น การเปรียบเทียบทางตรรกศาสตร์ การรับส่งข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลในตัวเครื่องและสามารถประมวลผลจากข้อมูลต่างๆ ได้

โครงสร้างข้อมูล (Data Structure)

     ในการนำข้อมูลไปใช้นั้น เรามีระดับโครงสร้างของข้อมูลดังนี้

บิต (Bit)  คือ ข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด เป็นข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจและนำไปใช้ งานได้ ซึ่งได้แก่ เลข 0 หรือ เลข 1 เท่านั้น

          ไบต์ (Byte) หรือ อักขระ (Character) ได้แก่ ตัวเลข หรือ ตัวอักษร หรือ สัญลักษณ์พิเศษ 1 ตัว เช่น 0, 1, …, 9, A, B, …, Z และเครื่องหมายต่างๆ ซึ่ง 1 ไบต์จะเท่ากับ 8 บิต หรือ ตัวอักขระ 1 ตัว เป็นต้น

          ฟิลด์ (Field) ได้แก่ ไบต์ หรือ อักขระตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปรวมกันเป็นฟิลด์ เช่น เลขประจำตัว(ID) ชื่อพนักงาน(name) เป็นต้น

          เรคคอร์ด (Record) ได้แก่ ฟิลด์ตั้งแต่ 1 ฟิลด์ ขึ้นไป ที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องรวมกันเป็นเรคคอร์ด เช่น ชื่อ นามสกุล เลขประจำตัว ยอดขาย ข้อมูลของพนักงาน 1 คน เป็น 1 เรคคอร์ด

          ไฟล์ (Files) หรือ แฟ้มข้อมูล ได้แก่ เรคคอร์ดหลายๆ เรคคอร์ดรวมกัน ซึ่งเป็นเรื่องเดียวกัน เช่น ข้อมูลของประวัติพนักงานแต่ละคนรวมกันทั้งหมดเป็นไฟล์หรือแฟ้มข้อมูลเกี่ยวกับประวัติพนักงานของบริษัท เป็นต้น

          ฐานข้อมูล (Database) คือ การเก็บรวบรวมไฟล์ข้อมูลหลายๆ ไฟล์ที่เกี่ยวข้องกันมารวมเข้าด้วยกัน เช่น ไฟล์ข้อมูลของแผนกต่างๆ มารวมกัน เป็นฐานข้อมูลของบริษัท เป็นต้น

การวัดขนาดข้อมูล

          ในการพิจารณาว่าข้อมูลใดมีขนาดมากน้อยเพียงไร เรามีหน่วยในการวัดขนาดของข้อมูลดังต่อไปนี้

8 Bit = 1 Byte

1,024 Byte = 1 KB (กิโลไบต์)

1,024 KB = 1 MB (เมกกะไบต์)

1,024 MB = 1 GB (กิกะไบต์)

1,024 GB = 1TB (เทระไบต์)

ประโยชน์ของคอมพิวเตอร์

         1.จากการที่คอมพิวเตอร์มีลักษณะเด่นหลายประการ ทำให้ถูกนำมาใช้ประโยชน์ต่อ การดำเนินชีวิตประจำวัน ในสังคมเป็นอย่างมาก ที่พบเห็นได้บ่อย ที่สุดก็คือ การใช้ในการพิมพ์เอกสารต่างๆ เช่น พิมพ์จดหมาย รายงาน เอกสารต่างๆ ซึ่งเรียกว่างานประมวลผล (word processing ) นอกจากนี้ยังมีการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในด้านต่างๆ อีกหลายด้าน ดังต่อไปนี้

        2.งานธุรกิจ เช่น บริษัท ร้านค้า ห้างสรรพสินค้า ตลอดจนโรงงานต่างๆ ใช้คอมพิวเตอร์ในการทำบัญชี งานประมวลคำ และติดต่อกับหน่วยงานภายนอกผ่านระบบโทรคมนาคม นอกจากนี้งานอุตสาหกรรม ส่วนใหญ่ก็ใช้คอมพิวเตอร์มา ช่วยในการควบคุมการผลิต และการประกอบชิ้นส่วนของอุปกรณ์ต่างๆ เช่น โรงงานประกอบรถยนต์ ซึ่งทำให้การ ผลิตมีคุณภาพดีขึ้นบริษัทยังสามารถรับ หรืองานธนาคาร ที่ให้บริการถอนเงินผ่านตู้ฝากถอนเงินอัตโนมัติ ( ATM ) และใช้คอมพิวเตอร์คิดดอกเบี้ยให้กับผู้ฝากเงิน และการโอนเงินระหว่างบัญชี เชื่อมโยงกันเป็นระบบเครือข่าย

        3.งานวิทยาศาสตร์ การแพทย์ และงานสาธารณสุข สามารถนำคอมพิวเตอร์มา ใช้ในนำมาใช้ในส่วน ของการ คำนวณที่ค่อนข้างซับซ้อน เช่น งานศึกษาโมเลกุลสารเคมี วิถีการโคจรของการส่งจรวดไปสู่อวกาศ หรืองานทะเบียน การเงิน สถิติ และเป็นอุปกรณ์สำหรับการตรวจรักษาโรคได้ ซึ่งจะให้ผลที่แม่นยำกว่าการตรวจด้วยวิธีเคมีแบบเดิม และให้การรักษาได้รวดเร็วขึ้น

        4.งานคมนาคมและสื่อสาร ในส่วนที่เกี่ยวกับการเดินทาง จะใช้คอมพิวเตอร์ในการจองวันเวลา ที่นั่ง ซึ่งมีการเชื่อมโยงไปยังทุกสถานีหรือทุกสายการบินได้ ทำให้สะดวกต่อผู้เดินทางที่ไม่ต้องเสียเวลารอ อีกทั้งยังใช้ในการควบคุมระบบการจราจร เช่น ไฟสัญญาณจราจร และ การจราจรทางอากาศ หรือในการสื่อสาร ก็ใช้ควบคุมวงโคจรของดาวเทียมเพื่อให้อยู่ในวงโคจร ซึ่งจะช่วยส่งผลต่อการส่งสัญญาณให้ระบบการสื่อสารมีความชัดเจน

        5.งานวิศวกรรมและสถาปัตยกรรม สถาปนิกและวิศวกรสามารถใช้คอมพิวเตอร์ในการออกแบบ หรือ จำลองสภาวการณ์ ต่างๆ เช่น การรับแรง สั่นสะเทือนของอาคารเมื่อเกิดแผ่นดินไหว โดยคอมพิวเตอร์จะคำนวณ และแสดงภาพสถาน การณ์ใกล้เคียงความจริง รวมทั้งการใช้ควบคุมและติดตามความก้าวหน้าของโครงการ ต่างๆ เช่น คนงาน เครื่องมือ ผลการทำงาน

      6.งานราชการ เป็นหน่วยงานที่มีการใช้คอมพิวเตอร์มากที่สุด โดยมีการใช้หลายรูปแบบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบทบาท และหน้าที่ของหน่วยงานนั้นๆ เช่น กระทรวงศึกษาธิการ มีการใช้ระบบประชุมทางไกลผ่านคอมพิวเตอร์ , กระทรวง วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ได้จัดระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเพื่อเชื่อมโยงไปยังสถาบันต่างๆ , กรมสรรพากร ใช้จัดในการจัดเก็บภาษี บันทึกการเสียภาษี เป็นต้น

        7. การศึกษา ได้แก่ การใช้คอมพิวเตอร์ทางด้านการเรียนการสอน ซึ่งมีการนำคอมพิวเตอร์มา ช่วยการสอนในลักษณะ บทเรียน CAI หรืองานด้านทะเบียน ซึ่งทำให้สะดวกต่อการค้นหาข้อมูลนักเรียน การเก็บข้อมูลยืมและการส่งคืนหนังสือห้องสมุด

ประเภทของคอมพิวเตอร์

การจำแนกคอมพิวเตอร์ตามลักษณะวิธีการทำงานภายในเครื่องคอมพิวเตอร์อาจแบ่งได้เป็นสองประเภทใหญ่ ๆ คือ

แอนะล็อกคอมพิวเตอร์ (analog computer)

          เป็นเครื่องคำนวณอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ได้ใช้ค่าตัวเลขเป็นหลักของการคำนวณ แต่จะใช้ค่าระดับแรงดันไฟฟ้าแทน ไม้บรรทัดคำนวณ อาจถือเป็นตัวอย่างหนึ่งของแอนะล็อกคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ค่าตัวเลขตามแนวความยาวไม้บรรทัดเป็นหลักของการคำนวณ โดยไม้บรรทัดคำนวณจะมีขีดตัวเลขกำกับอยู่ เมื่อไม้บรรทัดหลายอันมรประกบรวมกัน การคำนวณผล เช่น การคูณ จะเป็นการเลื่อนไม้บรรทัดหนึ่งไปตรงตามตัวเลขของตัวตั้งและตัวคูณของขีดตัวเลขชุดหนึ่ง แล้วไปอ่านผลคูณของขีดตัวเลขอีกชุดหนึ่งแอนะล็อกคอมพิวเตอร์แบบอิเล็กทรอนิกส์จะใช้หลักการทำนองเดียวกัน โดยแรงดันไฟฟ้าจะแทนขีดตัวเลขตามแนวยาวของไม้บรรทัด

          แอนะล็อกคอมพิวเตอร์จะมีลักษณะเป็นวงจรอิเล็กทรอนิกส์ที่แยกส่วนทำหน้าที่เป็นตัวกระทำและเป็นฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ จึงเหมาะสำหรับงานคำนวณทางวิทยาศาสตร์และวิศวกรรมที่อยู่ในรูปของสมการคณิตศาสตร์ เช่น การจำลองการบิน การศึกษาการสั่งสะเทือนของตึกเนื่องจากแผ่นดินไหว ข้อมูลตัวแปรนำเข้าอาจเป็นอุณหภูมิความเร็วหรือความดันอากาศ ซึ่งจะต้องแปลงให้เป็นค่าแรงดันไฟฟ้า เพื่อนำเข้าแอนะล็อกคอมพิวเตอร์ผลลัพธ์ที่ได้ออกมาเป็นแรงดันไฟฟ้าแปรกับเวลาซึ่งต้องแปลงกลับไปเป็นค่าของตัวแปรที่กำลังศึกษา

          ในปัจจุบันไม่ค่อยพบเห็นแอนะล็อกคอมพิวเตอร์เท่าไรนักเพราะผลการคำนวณมีความละเอียดน้อย ทำให้มีขีดจำกัดใช้ได้กับงานเฉพาะบางอย่างเท่านั้น

ดิจิทัลคอมพิวเตอร์ (digital computer)

          คอมพิวเตอร์ที่พบเห็นทั่วไปในปัจจุบัน จัดเป็นดิจิทัลคอมพิวเตอร์แทบทั้งหมด ดิจิทัลคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องคำนวณอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานเกี่ยวกับตัวเลข มีหลักการคำนวณที่ไม่ใช่แบบไม้บรรทัดคำนวณ แต่เป็นแบบลูกคิด โดยแต่และหลักของลูกคิดคือ หลักหน่วย หลักร้อย และสูงขึ้นไปเรื่อย ๆ เป็นระบบเลขฐานสินที่แทนตัวเลขจากศูนย์ถ้าเก้าไปสิบตัวตามระบบตัวเลขที่ใช้ในชีวิตประจำวัน

          ค่าตัวเลขของการคำนวณในดิจิทัลคอมพิวเตอร์จะแสดงเป็นหลักเช่นเดียวกัน แต่จะเป็นระบบเลขฐานสองที่มีสัญลักษณ์ตัวเลขเพียงสองตัว คือเลขศูนย์กับเลขหนึ่งเท่านั้น โดยสัญลักษณ์ตัวเลขทั้งสองตัวนี้ จะแทนลักษณะการทำงานภายในซึ่งเป็นสัญญาณไฟฟ้าที่ต่างกัน การคำนวณภายในดิจิทัลคอมพิวเตอร์จะเป็นการประมวลผลด้วยระบบเลขฐานสองทั้งหมด ดังนั้นเลขฐานสิบที่เราใช้และคุ้นเคยจะถูกแปลงไปเป็นระบบเลขฐานสองเพื่อการคำนวณภายในคอมพิวเตอร์ ผลลัพธ์ที่ได้ก็ยังเป็นเลขฐานสองอยู่ ซึ่งคอมพิวเตอร์จะแปลงเป็นเลขฐานสิบเพื่อแสดงผลให้ผู้ใช้เข้าใจได้ง่าย 

องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์

1.ฮาร์ดแวร์

          หมายถึง อุปกรณ์ต่างๆ ที่ประกอบขึ้นเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ มีลักษณะเป็นโครงร่างสามารถมองเห็นด้วยตาและสัมผัสได้ (รูปธรรม)7 เช่น จอภาพ คีย์บอร์ด เครื่องพิมพ์ เมาส์ เป็นต้น ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ตามลักษณะการทำงาน ได้ 4 หน่วย คือ หน่วยรับข้อมูล (Input Unit) หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU) หน่วยแสดงผล (Output Unit) หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง (Secondary Storage) โดยอุปกรณ์แต่ละหน่วยมีหน้าที่การทำงานแตกต่างกัน

2. ซอฟท์แวร์

          หมายถึง ส่วนที่มนุษย์สัมผัสไม่ได้โดยตรง (นามธรรม) เป็นโปรแกรมหรือชุดคำสั่ง ที่ถูกเขียนขึ้นเพื่อ สั่งให้เครื่อง คอมพิวเตอร์ทำงาน ซอฟต์แวร์จึงเป็นเหมือนตัวเชื่อมระหว่างผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และเครื่องคอมพิวเตอร์ ถ้าไม่มีซอฟต์แวร์เรา ก็ไม่สามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำอะไรได้เลย ซอฟต์แวร์สำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งออกได้เป็น

          2.1 ซอฟต์แวร์สำหรับระบบ (System Software)

          คือ ชุดของคำสั่งที่เขียนไว้เป็นคำสั่งสำเร็จรูป ซึ่งจะทำงานใกล้ชิดกับคอมพิวเตอร์มากที่สุด เพื่อคอยควบคุมการ ทำงาน ของฮาร์ดแวร์ทุกอย่าง และอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้ในการใช้งาน ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมระบบที่รู้จักกันดีก็คือ DOS, Windows, Unix, Linux รวมทั้งโปรแกรมแปลคำสั่งที่เขียนในภาษาระดับสูง เช่น ภาษา Basic, Fortran, Pascal, Cobol, C เป็นต้น นอกจากนี้โปรแกรมที่ใช้ในการตรวจสอบระบบเช่น Norton’s Utilities ก็นับเป็นโปรแกรมสำหรับระบบด้วยเช่นกัน

          2.2 ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software)

          คือ ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่นำมาให้คอมพิวเตอร์ทำงานต่างๆ ตามที่ผู้ใช้ต้องการ ไม่ว่าจะด้านเอกสาร บัญชี การจัดเก็บ ข้อมูล เป็นต้น ซอฟต์แวร์ประยุกต์สามารถจำแนกได้เป็น 2 ประเภท คือ

               2.1.1 ซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะด้าน คือ โปรแกรมซึ่งเขียนขึ้นเพื่อการทำงานเฉพาะอย่างที่เราต้องการ บางที่เรียกว่า User’s Program เช่น โปรแกรมการทำบัญชีจ่ายเงินเดือน โปรแกรมระบบเช่าซื้อ โปรแกรมการทำสินค้าคงคลัง เป็นต้น ซึ่งแต่ละ โปรแกรม ก็มักจะมีเงื่อนไข หรือแบบฟอร์มแตกต่างกันออกไปตามความต้องการ หรือกฏเกณฑ์ของ แต่ละหน่วยงาน ที่ใช้ ซึ่งสามารถ ดัดแปลงแก้ไขเพิ่มเติม (Modifications) ในบางส่วนของโปรแกรมได้ เพื่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ และ ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่เขียน ขึ้นนี้โดยส่วนใหญ่มักใช้ภาษาระดับสูงเป็นตัวพัฒนา

               2.1.2 ซอฟต์แวร์สำหรับงานทั่วไป เป็นโปรแกรมประยุกต์ที่มีผู้จัดทำไว้ เพื่อใช้ในการทำงานประเภทต่างๆ ทั่วไป โดย ผู้ใช้คนอื่นๆ สามารถนำโปรแกรมนี้ไปประยุกต์ใช้กับข้อมูลของตนได้ แต่จะไม่สามารถทำการดัดแปลง หรือแก้ไขโปรแกรมได้ ผู้ใช้ไม่จำ เป็นต้องเขียนโปรแกรมเอง ซึ่งเป็นการประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่ายในการเขียนโปรแกรม นอกจากนี้ ยังไม่ต้อง เวลามากในการฝึกและปฏิบัติ ซึ่งโปรแกรมสำเร็จรูปนี้ มักจะมีการใช้งานในหน่วยงานเรา ขาดบุคลากร ที่มีความชำนาญ เป็นพิเศษ ในการเขียนโปรแกรม ดังนั้น การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปจึงเป็นสิ่งที่อำนวยความสะดวก และเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ตัวอย่างโปรแกรม สำเร็จรูปที่นิยมใช้ได้แก่ MS-Office, Lotus, Adobe Photoshop, SPSS, Internet Explorer และ เกมส์ต่างๆ เป็นต้น

3.บุคลากร(people ware)

          หมายถึง บุคลากรในงานด้านคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีความรู้เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ สามารถใช้งาน สั่งงานเพื่อ ให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ตามที่ต้องการ แบ่งออกได้ 4 ระดับ ดังนี้

          3.1 ผู้จัดการระบบ (System Manager)

คือ ผู้วางนโยบายการใช้คอมพิวเตอร์ให้เป็นไปตามเป้าหมายของหน่วยงาน

          3.2 นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst)

คือ ผู้ที่ศึกษาระบบงานเดิมหรืองานใหม่และทำการวิเคราะห์ความเหมาะสม ความเป็นไปได้ในการใช้คอมพิวเตอร์กับระบบงาน เพื่อให้โปรแกรมเมอร์เป็นผู้ที่เขียนโปรแกรมให้กับระบบงาน

          3.3 โปรแกรมเมอร์ (Programmer)

คือ ผู้เขียนโปรแกรมสั่งงานเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อให้ทำงานตามความต้องการของผู้ใช้ โดยเขียนตาม แผนผังที่นักวิเคราะห์ ระบบได้เขียนไว้

          3.4 ผู้ใช้ (User)

 คือ ผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ทั่วไป ซึ่งต้องเรียนรู้วิธีการใช้เครื่อง และวิธีการใช้งานโปรแกรม เพื่อให้โปรแกรม ที่มีอยู่สามารถทำงานได้ตามที่ต้องการเนื่องจากเป็นผู้กำหนดโปรแกรมและใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์ มนุษย์จึงเป็น ตัวแปรสำคัญในอันที่จะทำให้ผลลัพธ์มีความน่าเชื่อถือ เนื่องจากคำสั่งและข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผล ได้รับจากการ กำหนดของมนุษย์ (Peopleware) ทั้งสิ้น

4. ข้อมูล(data)

          ข้อมูลเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งในระบบคอมพิวเตอร์ เป็นสิ่งที่ต้องป้อนเข้าไปในคอมพิวเตอร์ พร้อมกับ โปรแกรมที่นักคอมพิวเตอร์เขียน ขึ้นเพื่อผลิตผลลัพธ์ที่ต้องการออกมา ข้อมูลที่สามารถนำมาใช้กับคอมพิวเตอร์ได้ มี 5 ประเภท คือ ข้อมูลตัวเลข (Numeric Data) ข้อมูลตัวอักษร (Text Data) ข้อมูลเสียง (Audio Data) ข้อมูลภาพ (Images Data) และข้อมูลภาพเคลื่อนไหว (Video Data)

หลักการทำงานของคอมพิวเตอร์

          คอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะเป็นประเภทใดก็ตาม จะมีลักษณะการทำงานของส่วนต่างๆที่มีความสัมพันธ์กัน เป็นกระบวนการ โดยมีองค์ประกอบพื้นฐานหลักคือ Input   Process และ output

ขั้นตอนที่ 1 : รับข้อมูลเข้า (Input)

        เริ่มต้นด้วยการนำข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งสามารถผ่านทางอุปกรณ์ชนิดต่างๆ แล้วแต่ชนิดของข้อมูลที่จะป้อนเข้าไป เช่น ถ้าเป็นการพิมพ์ข้อมูลจะใช้แผงแป้นพิมพ์ (Keyboard) เพื่อพิมพ์ข้อความหรือโปรแกรมเข้าเครื่อง ถ้าเป็นการเขียนภาพจะใช้เครื่องอ่านพิกัดภาพกราฟิค (Graphics Tablet) โดยมีปากกาชนิดพิเศษสำหรับเขียนภาพ หรือถ้าเป็นการเล่นเกมก็จะมีก้านควบคุม (Joystick) สำหรับเคลื่อนตำแหน่งของการเล่นบนจอภาพ เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 2 : ประมวลผลข้อมูล (Process)

        เมื่อนำข้อมูลเข้ามาแล้ว เครื่องจะดำเนินการกับข้อมูลตามคำสั่งที่ได้รับมาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ การประมวลผลอาจจะมีได้หลายอย่าง เช่น นำข้อมูลมาหาผลรวม นำข้อมูลมาจัดกลุ่มนำข้อมูลมาหาค่ามากที่สุด หรือน้อยที่สุด เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 3 : แสดงผลลัพธ์ (Output)

        เป็นการนำผลลัพธ์จากการประมวลผลมาแสดงให้ทราบทางอุปกรณ์ที่กำหนดไว้ โดยทั่วไปจะแสดงผ่านทางจอภาพ หรือเรียกกันโดยทั่วไปว่า "จอมอนิเตอร์" (Monitor) หรือจะพิมพ์ข้อมูลออกทางกระดาษโดยใช้เครื่องพิมพ์ก็ได้.

ลักษณะเด่นของคอมพิวเตอร์

เครื่องคอมพิวเตอร์ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อให้มีจุดเด่น 4 ประการ เพื่อทดแทนข้อจำกัดของมนุษย์ เรียกว่า 4 S special ดังนี้

1. หน่วยเก็บ (Storage)

         หมายถึง ความสามารถในการเก็บข้อมูลจำนวนมากและเป็นเวลานาน นับเป็นจุดเด่นทางโครงสร้าง และเป็นหัวใจของการทำงานแบบอัตโนมัติของเครื่องคอมพิวเตอร์ ทั้งเป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพของคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องด้วย

2. ความเร็ว (Speed)

         หมายถึง ความสามารถในการประมวลผลข้อมูล (Processing Speed) โดยใช้เวลาน้อย เป็นจุดเด่นทาง โครงสร้างที่ผู้ใช้ทั่วไปมีส่วนเกี่ยวข้องน้อยที่สุด เป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ ของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่สำคัญส่วนหนึ่งเช่นกัน

3. ความเป็นอัตโนมัติ (Self Acting)

         หมายถึง ความสามารถในการประมวลผลข้อมูลตามลำดับขั้นตอนได้อย่างถูกต้องและต่อเนื่องอย่างอัตโนมัติ โดยมนุษย์มีส่วนเกี่ยวข้องเฉพาะในขั้นตอนการกำหนดโปรแกรมคำสั่งและข้อมูลก่อนการประมวลผลเท่านั้น

4. ความน่าเชื่อถือ (Sure)

        หมายถึง ความสามารถในการประมวลผลให้เกิดผลลัพธ์ที่ถูกต้อง ความน่าเชื่อถือนับเป็นสิ่งสำคัญ ที่สุดในการทำงาน ของเครื่องคอมพิวเตอร์ ความสามารถนี้เกี่ยวข้อง กับโปรแกรมคำสั่งและข้อมูล ที่มนุษย์กำหนด ให้กับเครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรง กล่าวคือ หากมนุษย์ป้อนข้อมูล ที่ไม่ถูกต้องให้กับ เครื่องคอมพิวเตอร์ก็ย่อม ได้ผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้องด้วยเช่นกัน

ความหมายของ ไมโครซอฟท์เอ็กเซลล์

ไมโครซอฟท์เอ็กเซล (Microsoft Excel) คือโปรแกรมหนึ่งในชุดโปรแกรม ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ (Microsoft Office) ซึ่งเป็นโปรแกรมที่เน้นในเรื่องของการคำนวณ (สเปรตชีต) หน้าตาของโปรแกรมจะเป็นในรูปแบบตาราง มีการแบ่งเป็นช่องๆ ?เพื่อใช้สำหรับบันทึกข้อมูลตัวอักษร ตัวเลข หรือแม้กระทั่งใส่รูปภาพ จุดเด่นอีกอย่างหนึ่ง ก็คือ การใช้งานในรูปแบบของฐานข้อมูล

§  ในแนวนอน เราเรียกว่า Row แต่ละ Row จะมีชื่อเป็นตัวเลขตั้งแต่ 1, 2, 3… ไปจนสุดท้าย 1,048,576 ใน Microsoft Excel 2010

§  ในแนวตั้งเราเรียกว่า Column แต่ละ Column จะมีชื่อเป็นตัวอักษร เริ่มจาก A, B, C จนถึง XFD หรือมีจำนวน 16,384 Column ใน Microsoft Excel 2010

§  จุดตัดของ Row และ Column เรียกว่า เซล (Cell) เอาชื่อของ Column + Cell เช่น A1, A2 เป็นต้น

§  การคำนวณจะใช้ชื่อ Cell ในการอ้างอิง เช่น A1+A2 เป็นต้น

§  สัญลักษณ์แทนคำสั่ง

§  สัญลักษณ์ + แทนบวก

§  สัญลักษณ์ – แทนลย

§  สัญลักษณ์ * แทนคูณ

§  สัญลักษณ์ / แทนหาร

§  แต่ละหน้าของไมโครซอฟท์เอ็กเซล เรียกว่า Work Sheet หลายๆ Worksheet รวมกันเรียกว่า Workbook

§  คลิกขวาที่บริเวณ Worksheet จะพบเมนูที่ซ่อนอยู่

§  Formular Bar คือ ตำแหน่งสำหรับใส่สูตรในการคำนวน

§  ไม่ว่าอยู่ใน Cell ใดๆ สามารถกด F2 เพื่อแก้ไข Cell นั้นๆ ได้ทันที

§  ไมโครซอฟท์เอ็กเซล สามารถนำข้อมูลในตารางมาสร้างเป็น กราฟ ได้

§  มีคำสั่งช่วยในการตีตารางได้ง่ายๆ เพียงคลิกเดียว

§  นามสกุลไฟล์ของ ไมโครซอฟท์เอ็กเซล คือ .XLS ถ้าเป็นรุ่น 2007 ขึ้นไป จะมีนามสกุล . XLSX

ใครเหมาะสมที่จะใช้ ไมโครซอฟท์เอ็กเซล

§  บุคคลที่ต้องการทำงานด้านคำนวณ

§  ต้องการงานที่เน้นการตีตาราง

§  งานที่ต้องการสร้างกราฟ หรือ Chart

ส่วนอาชีพที่ไม่สามารถหนีพ้นการใช้โปรแกรมประเภท Spreadsheet หรือ Excel ก็คงเป็นอาชีพ บัญชี นั่นเอง ส่วนอาชีพอื่นๆ ก็ใช่ว่าจะหลีกพ้นน่ะครับ อาจไม่ได้ใช้มากแต่ก็คงต้องกันทุกคน แม้กระทั่งคนไอทีอย่างเราๆ

 

ความหมายของ Blog หรือ Weblog

Blog มาจากศัพท์คำว่า WeBlog บางคนอ่านคนๆนี้ว่าWeBlogบางคนอ่านว่า Web Log แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ทั้งสองคำบ่งบอกถึงความหมายเดียวกัน ว่านั่นคือบล็อก (Blog)

 Blog ก็คือการบันทึกบทความของตนเอง (Personal Journal) ลงบนเว็บไซต์ โดยเนื้อหาของ blog นั้นจะครอบคลุมได้ทุกเรื่อง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องราวส่วนตัว หรือเป็นบทความเฉพาะด้านต่างๆเช่น เรื่องการเมือง เรื่องกล้องถ่ายรูป เรื่องกีฬา เรื่องธุรกิจ เป็นต้น โดยจุดเด่นที่ทำให้บล็อกเป็นที่นิยมก็คือผู้เขียนบล็อกจะมีการแสดงความคิดเห็นของตนเอง ใส่ลงไปในบทความนั้น ๆ โดยบล็อกบางแห่ง จะมีอิทธิพลในการโน้มน้าวจิตใจผู้อ่านสูงมาก แต่ในขณะเดียวกัน บางบล็อกก็จะเขียนขึ้นมาเพื่อให้อ่านกันในกลุ่มเฉพาะ เช่นกลุ่มเพื่อน ๆ หรือครอบครัวตนเองมีหลายครั้งที่เกิดความเข้าใจกันผิดว่า Blog เป็นได้แค่ไดอารี่ออนไลน์ แต่ในความเป็นจริงแล้ว ไดอารี่ออนไลน์เปรียบเสมือน เนื้อหาประเภทหนึ่งของบล็อกเท่านั้น เพราะบล็อกมีเนื้อหาที่หลากหลายประเภท ตั้งแต่การบันทึกเรื่องส่วนตัวอย่างเช่นไดอารี่ หรือการบันทึกบทความที่ผู้เขียนบล็อกสนใจในด้านอื่นด้วย ที่เห็นชัดเจนคือ เนื้อหาบล็อกประเภท วิจารณ์การเมือง หรือการรีวิวผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ ที่ตัวเองเคยใช้ หรือซื้อมานั่นเอง อีกทั้งยังสามารถแตกแขนงไปในเนื้อหาในประเภทต่าง ๆ อีกมากมาย ตามแต่ความถนัดของเจ้าของบล็อก ซึ่งมักจะเขียนบทความเรื่องที่ตนเองถนัด หรือสนใจเป็นต้น

จุดเด่นที่สุดของ Blog ก็คือ มันสามารถเป็นเครื่องมือสื่อสารชนิดหนึ่ง ที่สามารถสื่อถึงความเป็นกันเองระหว่างผู้เขียนบล็อก และผู้อ่านบล็อกที่เป็นกลุ่มเป้าหมาย ที่ชัดเจนของบล็อกนั้น ๆ ผ่านทางระบบ comment ของบล็อกนั่นเอง
จุดเด่นที่สุดของ Blog ก็คือ มันสามารถเป็นเครื่องมือสื่อสารชนิดหนึ่ง ที่สามารถสื่อถึงความเป็นกันเองระหว่างผู้เขียนบล็อก และผู้อ่านบล็อกที่เป็นกลุ่มเป้าหมาย ที่ชัดเจนของบล็อกนั้น ๆ ผ่านทางระบบ commen
       สรุปให้ง่าย ๆ สั้น ๆ ก็คือ Blog คือเว็บไซต์ ที่มีรูปแบบเนื้อหา เป็นเหมือนบันทึกส่วนตัวออนไลน์ มีส่วนของการ comments และก็จะมี link ไปยังเว็บอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องอีกด้วย

ในอดีตแรกเริ่ม คนที่เขียน Blog นั้นยังทำกันในระบบ Manual คือเขียนเว็บเองทีละหน้า แต่ในปัจจุบันนี้ มีเครื่องมือหรือซอฟท์แวร์ให้เราใช้ในการเขียน Blog ได้มากมาย เช่น WordPress, Movable Type เป็นต้นผู้คนหลายล้านคนจากทั่วทุกมุมโลก หันมาเขียน Blog กันอย่างแพร่หลาย ตั้งแต่นักเรียน อาจารย์ นักเขียน ตลอดจนถึงระดับบริษัทยักษ์ใหญ่ในตลาดหุ้น NasDaqเมื่อสองสามปีที่ผ่านมา Blog เริ่มต้นมาจากการเขียนเป็นงานอดิเรกของกลุ่มสื่ออิสระต่าง ๆ หลาย ๆ แห่งกลายเป็นแหล่งข่าวสำคัญ ให้กับหนังสือพิมพ์หรือสำนักข่าวชั้นนำ จวบจนกระทั่งปี 2004 คนเขียน Blog ก็ได้รับการยอมรับจากสื่อและสำนักข่าวต่าง ๆ ถึงความรวดเร็วในการให้ข้อมูลตั้งแต่เรื่องการเมืองไปจนกระทั่งเรื่องราวของการประชุมระดับชาติ

เว็บเพจ (อังกฤษ: web page, webpage) หรือแปลเป็นไทยว่า หน้าเว็บ คือเอกสารเว็บชนิดหนึ่งเหมาะสำหรับเวิลด์ไวด์เว็บและเว็บเบราว์เซอร์ เว็บเบราว์เซอร์จะแสดงเว็บเพจบนจอคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ เว็บเพจก็คือสิ่งที่ปรากฏออกมา แต่ศัพท์นี้ก็ยังหมายถึงแฟ้มคอมพิวเตอร์ที่มักจะเขียนเป็นเอชทีเอ็มแอลหรือภาษามาร์กอัปที่เทียบเคียงได้ ซึ่งมีลักษณะเด่นอันเป็นหลักก็คือ การจัดเตรียมข้อความหลายมิติที่จะนำไปสู่ เว็บเพจอื่น ผ่านทางลิงก์ เว็บเบราว์เซอร์จะประสานงานกับทรัพยากรเว็บที่อยู่โดยรอบเว็บเพจที่เขียน อาทิสไตล์ชีต สคริปต์ และรูปภาพ เพื่อนำเสนอเว็บเพจนั้น

เว็บเบราว์เซอร์สามารถค้นคืนเว็บเพจจากเว็บเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลบนเครือข่ายหนึ่ง ๆ ได้ ในระดับที่สูงขึ้น เว็บเซิร์ฟเวอร์อาจจำกัดการเข้าถึงให้เฉพาะเครือข่ายส่วนตัว เช่นอินทราเน็ตภายในองค์กร หรือจัดเตรียมการเข้าถึงสู่เวิลด์ไวด์เว็บ ส่วนในระดับที่ต่ำกว่า เว็บเบราว์เซอร์จะใช้เกณฑ์วิธีขนส่งข้อความหลายมิติ (เอชทีทีพี) เพื่อสร้างการร้องขอเช่นนั้น

เว็บเพจสถิต (static web page) คือเว็บเพจที่ถูกส่งมาเป็นเนื้อหาเว็บเหมือนกับข้อมูลที่บันทึกอยู่ในระบบแฟ้มของเว็บเซิร์ฟเวอร์ ในขณะที่ เว็บเพจพลวัต (dynamic web page)

การบริหารเงิน

หมายถึง การจัดระเบียบการเงินของบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการรู้จัก จัดหาเงินเข้ามา และใช้จ่ายออกไปอย่างเหมาะสมเพื่อบรรลุเป้าหมายที่วางไว้
                แนวคิดพื้นฐานในการบริหารการเงินส่วนบุคคล 
    David Berky ประธานบริษัท Simple Joe, Inc. ผู้ผลิตซอฟต์แวร์ทางการเงินได้ให้แนวคิดพื้นฐานในการบริหารการเงินส่วนบุคคลไว้ 4 ประการได้แก่
1. บริหารการเงินเพื่อป้องกันผลกระทบจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน (Security) การดำเนินชีวิตในปัจจุบัน      มักจะอยู่ท่ามกลางความเสี่ยง ซึ่งแต่ละท่านมีความเสี่ยงไม่เหมือนกันและไม่เท่ากัน เนื่องจากแต่ละท่านมีการดำเนินชีวิตที่แตกต่างกัน เพื่อเป็นการรับมือกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต เช่น ความเสี่ยงจากการตกงาน ความเสี่ยงจากการเกิดอุบัติเหตุ เป็นต้น ดังนั้น ในการบริหารการเงินส่วนบุคคลจึงควรที่จะกันเงินส่วนหนึ่งไว้ใช้ในยามฉุกเฉิน หรือเกิดความเสี่ยงขึ้นในชีวิต เพื่อความปลอดภัยในการดำเนินชีวิตนั่นเอง การบริหารการเงินที่สามารถกระทำได้ ได้แก่ การทำประกันชีวิต การประกันสุขภาพ การประกันการว่างงาน และการกันเงินออมส่วนหนึ่งไว้สำหรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน เป็นต้น
2. บริหารการเงินเพื่อความมั่นคงของชีวิต (Stability) หลักการในข้อนี้คือ ไม่ใช้จ่ายเกินรายได้ที่มีอยู่ และไม่พยายามสร้างหนี้ที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้ ตัวอย่าง การใช้จ่ายมากกว่ารายได้ เช่น การซื้อสินค้าราคาแพงผ่านบัตรเครดิต โดยคิดว่าในอนาคตจะมีรายได้เพิ่มพอที่จะจ่ายคืนได้ ถือว่าเป็นการนำเงินออมในอนาคตมาใช้ล่วงหน้า ในทางตรงกันข้าม หากภาระหนี้สินที่มีอยู่เป็นหนี้สินที่จะก่อให้เกิดรายได้ในอนาคต เช่น ซื้ออสังหาริมทรัพย์ด้วยวิธีการผ่อนชำระแล้วนำให้ผู้อื่นเช่า กรณีเช่นนี้ถือการลงทุน สำหรับการบริหารเงินเพื่อสร้างความมั่นคง สามารถทำได้โดย การทำงบประมาณรับจ่าย ซึ่งจะทำให้ทราบว่ามีรายได้เท่าใด ควรจะใช้จ่ายเท่าใด และควรจะเก็บออมไว้เท่าใด 
3. การบริหารการเงินเพื่อสร้างความมั่งคั่ง (Growth) หลังจากที่สามารถบริหารการเงินเพื่อป้องกันผลกระทบจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน และสร้างความมั่นคงให้แก่ชีวิตได้แล้ว ดังนั้น เมื่อมีเงินออมก็สามารถจะเริ่มคิดถึงการสร้างความมั่งคั่งให้แก่ตนเอง โดยอาจจะเริ่มต้นจากการศึกษาหาความรู้เกี่ยวกับการลงทุนในรูปแบบต่างๆ เช่น การลงทุนในกองทุน ตราสารเงิน พันธบัตรรัฐบาล หุ้น กองทุนรวมประเภทต่างๆ อสังหาริมทรัพย์ เป็นต้น โดยในช่วงเริ่มต้นของการลงทุนควรเริ่มลงทุนจากเงินจำนวนน้อย เพื่อประเมินว่ามีความเข้าใจมากน้อยเพียงใด แล้วค่อยเพิ่มขึ้นเพื่อความไม่ประมาท 
4. การป้องกันและบริหารความมั่งคั่ง (Protection and Management) หลังจากที่มีการลงทุนแล้วประสบความสำเร็จแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปก็คือ การรักษาระดับความมั่งคั่งให้คงอยู่ต่อไปอย่างยั่งยืน ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี เช่น หาที่ปรึกษาทางการเงินให้มาดูแลความมั่งคั่ง การทำประกันอัคคีภัยสำหรับอสังหาริมทรัพย์ เป็นต้น

การวางแผนการเงินส่วนบุคคล เป็นการวางแผนการใช้เงิน การออมเงินตลอดจนการลงทุนให้เกิดความสมดุลกับรายได้ที่ได้ของบุคคลนั้น เพื่อสร้างนิสัยทางการเงินที่ดี
ขั้นตอนในการวางแผนการเงิน 
   1. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ทางการเงิน การวางแผนการเงินควรสอดคล้องกับเป้าหมายชีวิต (Personal Goals in Life) ซึ่งเป้าหมายในชีวิตของบุคคล แต่ละคนย่อมแตกต่างกันไปกล่าวคือเป้าหมายชีวิตของแต่ละคนสามารถแบ่งออกเป็น
    ก. เป้าหมายที่เกี่ยวข้องกับเงิน (Financial Goals) ซึ่งเป็นเป้าหมายที่เกี่ยวข้องกับเรื่องเงินของบุคคล ที่จะส่งผลให้ฐานะการเงินส่วนบุคคลมีการเปลี่ยนแปลง
    ข. เป้าหมายที่ไม่เกี่ยวกับเงิน (Nonfinancial Goals) กล่าวคือ บางครั้งเงินก็ไม่ใช่สิ่งบุคคลมุ่งหวังเสมอไป ทัศนคติ ความนึกคิด เกี่ยวกับ ครอบครัว สังคม ศีลธรรมและศาสนา อาจมีค่าสำคัญกว่าเงินก็ได้ เพราะบางคนถือว่า เงินไม่ใช่เป็นสิ่งสำคัญที่สุดของชีวิต โดยทั่วไปการวางแผนชีวิตของบุคคลมักจะแบ่งเป็น 

แผนระยะสั้น (Short-term or current planning) ส่วนใหญ่มักเกี่ยวข้องกับการบริหารสินทรัพย์สภาพคล่อง
แผนระยะยาว (Long-term Planning) ส่วนใหญ่มักเกี่ยวข้องกับ การสร้างฐานะความมั่นคงของบุคคลในอนาคต

ในขั้นตอนนี้เป็นการกำหนดเป้าหมายทางการเงินว่า ต้องการในเรื่องอะไร และต้องใช้เวลาเท่าใดจึงจะบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ เช่น ประสงค์ที่จะเกษียณการทำงานตอนอายุเท่าไร เมื่อเกษียณการทำงานแล้วมีความประสงค์จะใช้เงินเดือนละเท่าไร เป็นต้น
2. รวบรวมข้อมูลทางการเงิน เป็นการรวบรวมข้อมูลทางการเงินของตนเอง เพื่อใช้วางแผนทางการเงิน ซึ่งข้อมูลทางการเงินประกอบด้วย ข้อมูลทางการเงินและเอกสารทางการเงินต่างๆ เช่น สมุดเงินฝากธนาคาร ตั๋วสัญญา
ใช้เงิน สัญญาการกู้ยืมเงิน เงินเดือน รายได้เสริม ค่าใช้จ่ายต่างๆ (ถ้ามีใบเสร็จรับเงินยิ่งดี) เอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการลงทุน ทะเบียนรถ โฉนดที่ดิน กรมธรรม์ประกันชีวิต และกรมธรรม์ประกันภัย เป็นต้น การรวบรวมข้อมูลทางการเงินเป็นข้อมูลขั้นพื้นฐานของการวางแผนทางการเงิน
3. วิเคราะห์และประเมินสถานะทางการเงิน นำข้อมูลที่ได้มาจากข้อ 2 มาวิเคราะห์ เพื่อหาสถานะทางการเงินที่เป็นปัจจุบันว่าขณะนี้มีเงินมีฐานะการเงินอย่างไร กล่าวคือ จะต้องหารายได้เสริมอีกเท่าจึงจะบรรลุเป้าหมายที่วางไว้หรือยังมีเงินออมที่เหลืออยู่ กรณีเช่นนี้จะต้องหาแหล่งลงทุนเพื่อนำเงินที่ออมไปลงทุนจะได้มีดอกผลที่เพิ่มขึ้น
4. จัดทำแผนทางการเงิน หลังจากวิเคราะห์และประเมินสถานะทางการเงินแล้วอาจพบเงื่อนไขและข้อจำกัดต่างๆ การจัดทำแผนการเงินในขั้นตอนนี้คือ การเขียนแผนการเงินที่สอดคล้องกับเป้าหมายที่วางไว้ พร้อมทั้งหาทางเลือกที่ดีที่สุด สำหรับการหารายได้เสริม
5. นำแผนทางการเงินที่จัดทำแล้วไปปฏิบัติ ขั้นตอนนี้เป็นการปฏิบัติตามแผนที่ได้เขียนไว้ ว่าต้องปฏิบัติอะไรบ้างในกรอบเวลาใด เช่น ต้องหารายได้เสริมเป็นจำนวนเงินเท่าใดในช่วงเวลาใด ต้องนำเงินไปลงทุนในทางเลือกที่กำหนดไว้ตามแผนการเงินที่วางไว้ (ข้อ4)
6. ติดตามและกำกับให้เป็นไปตามแผนทางการเงินที่วางไว้ หลังจากที่ได้ปฏิบัติไปตามแผนทางการเงินที่วางได้ระยะหนึ่งแล้ว ต้องทำการทบทวนและปรับปรุงแผนทางการเงินที่วางไว้ให้สอดคล้องกับสภาวการณ์ในปัจจุบัน เพื่อให้สามารถปฏิบัติไปตามแผนทางการเงินที่วางไว้ แต่ด้วยสภาวการณ์ในปัจจุบันอาจมีความแตกต่างจากสภาวการณ์ในอดีต (ในขณะที่ทำแผนการทางการเงิน) จึงทำให้ต้องมีการปรับแผนการทางการเงินเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ ซึ่งโดยทั่วไปจะมีการทบทวนแผนทางการเงินอย่างน้อยปีละ1 ครั้ง ถ้าสภาวการณ์ในปัจจุบันไม่แตกต่างจากสภาวการณ์ในอดีตมากนัก ความถี่ของการทบทวนแผนทางการเงินจะมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับความผันผวนของสภาวการณ์ในปัจจุบัน (สภาวการณ์ในที่นี้ หมายถึง เศรษฐกิจ สังคม การเมืองตลอดจนความมั่งคงในอาชีพ) อย่างไรก็ตามในกรณีที่ไม่สามารถบรรลุเป้าหมายทางการเงินที่วางไว้ มักเกิดจากการไม่มีวินัยทางการเงินในตนเอง หรือ ในขณะที่วางแผนทางการเงินได้กำหนดเป้าไว้ไว้สูงเกินกว่าที่จะทำได้จึงไม่สามารถปฏิบัติตามแผนการเงินที่วางไว้ได้ ในขณะเดียวกันการปฏิบัติตามแผนการที่วางแผนไว้อย่างเคร่งครัด ไม่มีความยืดหยุ่นก็อาจทำให้ไม่ประสบความสำเร็จได้เช่นกัน เพราะแผนการเงินที่จัดทำไว้มักถูกกระทบโดยปัจจัยหลายด้าน เช่น ความมั่นคงในอาชีพ ภาวะเศรษฐกิจ สถานภาพทางสังคม อัตราผลตอบแทน นโยบายของรัฐบาล ความมั่นคงทางการเมือง เป็ นต้น ซึ่งปัจจัยเหล่านีมี้ความไม่แน่นอน และมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา 
    ดังนั้น การวางแผนทางการเงินที่ดี จึงควรมีการทบทวน (Review) และปรับปรุง (Revise) แผนให้สอดคล้องกับสภาวการณ์ปัจจุบันอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้การเดินทางไปยังเป้าหมายเป็นการเดินทางที่อยู่บนเส้นทางแห่งความเป็นจริง

ขั้นตอนการสร้างระบบการจัดการทางการเงินส่วนบุคคล (บัญชีรายรับ-รายจ่าย) โดยใช้โปรแกรม Excel

การใส่ข้อมูลลงไปในช่อง

1.             ให้เอาเมาส์คลิกไปที่ช่องนั้น หรือจะกดปุ่มลูกศรบน Keyboard เลื่อนไปยังช่องที่ต้องการก็ได้

2.             พิมพ์สิ่งที่ต้องการลงไป ได้ทั้งตัวหนังสือ ตัวเลข หรือสูตร

3.             เวลาพิมพ์ตัวหนังสือ มันจะจัดชิดซ้ายให้โดยอัตโนมัติ

4.             เวลาพิมพ์ตัวเลข มันจะจัดชิดขวา

5.             Tips : หากอยากพิมพ์ขึ้นบรรทัดใหม่ในช่องเดียวกัน ให้กด Alt+Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่

6.             เมื่อพิมพ์เสร็จ จากนั้นให้กด Enter (เสร็จแล้วจะเลื่อนลงล่าง) หรือกด Tab (เลื่อนไปทางขวา) หรือกดปุ่มลูกศรบน Keyboard ก็ได้ (เลื่อนไปในทิศเดียวกับลูกศร)

เมื่อพิมพ์ข้อมูลลงไปเรียบร้อยแล้วจะได้ดังภาพที่ 1

ภาพที่ 1 ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย

ในการบันทึกรายการลงบัญชีรายรับรายจ่าย เจ้าของบัญชีต้องทราบจำนวนเงินสุทธิในบัญชี ซึ่งผู้ใช้งาน excel สามารถทำได้โดยง่ายดังนี้

1.             คลิกเซลล์ F4 พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = D4 – E4

2.             คลิกเซลล์ F5 พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = F4 + D5 – E5

3.             ทำการ AutoFill ลงมาถึงแถวที่ 11 จะได้ผลดังแสดงในภาพที่ 2

ในกรณีที่ผู้จัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ต้องการทราบรายจ่ายสุทธิและรายรับสุทธิตั้งแต่วันที่ 1 ของเดือน จนถึง ปัจจุบัน ก็สามารถทำได้โดยการใช้สูตร excel : AutoSum  ก็จะได้ผลดังแสดงในภาพที่ 2

ภาพที่ 2 บัญชีรายรับรายจ่ายแบบสมบูรณ์

จะเห็นได้ว่าการจัดทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายที่ได้นำเสนอไปนั้นเป็นรูปแบบที่ง่ายต่อการจัดทำ สิ่งที่สามารถวิเคราะห์ได้จากการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายลักษณะนี้คือจำนวนเงินสุทธิที่เหลือ ณ ปัจจุบัน รวมถึงแนวโน้มรายจ่ายของเจ้าของบัญชีนั่นเอง ในกรณีที่ต้องการวิเคราะห์ผลมากกว่านี้ บัญชีรายรับรายจ่ายที่จัดทำต้องมีรูปแบบที่ซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งในปัจจุบันเพื่อตอบโจทย์ระบบเศรษฐกิจที่มีความก้าวล้ำและพัฒนามากขึ้นอย่างไม่หยุดหย่อม จึงมีหน่วยงานไม่น้อยที่ออกมาสร้างโครงการเกี่ยวการใช้ประโยชน์จาก Excel ในการจัดระบบทางการเงิน ขึ้นมาจำนวนมากมายเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน

โครงร่างการบันทึกรายรับรายจ่าย ปี 2559 จัดทำโดยธนาคารแห่งประเทศไทย

 ลิงค์ Download >>>  https://www.bot.or.th/Thai/Segmentation/Public/Documents/SavingBOT_2559.xls

ภาพ 3 แสดงหน้าแรกเมื่อเปิดโครงร่างที่ดาวน์โหลดมา

    ภาพที่ 4 แสดงหน้าโครงร่างที่ให้เรากรอกข้อมูลลงไปแล้ว จะแสดงผลรับเป็นยอดเงินออมสุทธิในแต่ละเดือน